Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2019 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- Основные данные о налогоплательщике:
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента» .
Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.
При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.
Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ , в которой каждой ставке соответствует свой раздел.
Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.
Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).
Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал .
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.
Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.
Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2019 года, образец и пример его заполнения
С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.
Итоги
Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2019 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2019 год.
Регистры налогового учета необходимо вести тем организациям, которые производят выплаты по . НК РФ располагает сведениями относительно общих принципов организации учета в этой области.
Что такое налоговый учет
В соответствии с данным определением можно констатировать, что, если говорить простыми словами, нужна специальная форма контроля для того, чтобы исчислять на прибыль.
Однако правила, прописанные главой 25 НК , не позволяют сделать это на основании одних лишь .
Основной задачей подобной процедуры является формирование исчерпывающей и достоверной информации о том, насколько учтено для целей налогообложения каждое хозяйственное действие.
Из сведений об интересующем нас понятии, должно быть предельно ясно:
- каким образом производится контроль доходов и расходы организаций;
- как устанавливается та часть расходов, которую предстоит учитывать при налогообложении за отчетный период;
- каков размер остаточных средств расходов (убытка), переносимых на следующий отчетный период;
- особенности определения резервной суммы;
- какова сумма бюджетной задолженности по налогу на прибыль.
Требования к регистрам налогового учета в 2016 году
В качестве доказательной базы данных при составлении учитывающей документации выступают первичные сведения, расчет налоговой базы, аналитические регистры налогового учета.
Аналитические регистры налогового учета в 2016 году представлены сводной информацией за определенный период, выполненной согласно требованиям, прописанными в главе 25 НК РФ .
Формы обязательно содержат ряд реквизитов:
- наименование;
- дату, когда была составлена;
- название хоз. операции;
- денежное и натуральное измерение операции;
Документ обязательно подписывается и содержит расшифровку подписи лица, на которого возложена ответственность за составление такой сводной информации.
Формы документа, а также в каком порядке в них будут отражены аналитические данные, избираются непосредственно самим налогоплательщиком.
Виды налоговых регистров в 2016 году
Чтобы учет был организован должным образом, ФНС разработан рекомендательный список ведения необходимых документов.
Важно: такому документу присущ не обязательный, а рекомендательный характер.
Регистры налогового учета хозяйственных операций
Такая информация повествует о тех операциях, которые были осуществлены организацией и способны так или иначе повлиять на показатель величины базы налогов в настоящем или предстоящем периоде.
Перечень сведений содержит всю самую важную информацию об утрате или приобретении прав собственности на объекты гражданских прав (сюда относятся деньги, работы, услуги) в результате сделок с третьими лицами.
Если организацией проводились действия, направленные на признание задолженности других объектов, подлежащих налогообложению и обозначенных НК РФ, содержание перечня может быть расширено.
Так, например, предложенный список не содержит регистры налогового учета операций по выявлению итогов инвентаризации, оценки имущества.
Контроль состояния единицы налогового учета
Подобный тип содержит информацию относительно того, имело ли место движение отдельных объектов, учитываемых НФС.
Это касается тех составляющих, которые были использованы не в одном отчетном периоде.
Благодаря ведению подобной формы, происходит обеспечение информационными данными относительно состояния объекта на каждую текущую дату и поясняется, имело ли место изменение состояние объекта во времени.
Полученные сведения необходимы для того, чтобы сформировать размер расходов, за которыми необходимо установить контроль, в составе осуществляемых затрат на протяжении текущего отчетного периода.
Сводные формы контроля целевых средств в некоммерческих организациях
Включают в себя следующие показатели:
- Контроль за поступающими целевыми средствами;
- Сведения о том, где и как данные поступления были применены;
- Фиксирование средств, использование которых не укладывалось в рамки целевого назначения.
Регистры налогового учета в подобных ситуациях формируются для того, чтобы обобщить и систематизировать сведения относительно финансов, иного имущества, работ и услуг, приобретенных в результате благотворительных акций, пожертвований и поступлений иного рода, а также средств, полученных в виде безвозмездной помощи.
Осуществляется ведение подобного регистра в порядке хронологии, вид поступления обязательно указывается.
Контроль промежуточных расчетов
На соответствующий план расчета возложена роль вспомогательного характера. Они применяются на том этапе, когда только происходит формирование стоимости объекта, подлежащего учету, а также в качестве источника информации для заполнения документации в ФНС иного типа.
К расчетам промежуточного характера относятся те данные, для которых не предусмотрены специальные отдельные позиции в декларации.
Иными словами, их значения вроде бы и принимают участие в составлении отчетных данных, однако не в полном объеме.
Регистры формирования отчетных данных
Данный тип необходим для того, чтобы должным образом обобщить информацию о признанных доходах и расходах за период отчета, расчете налоговой базы и расшифровки отдельных расходов и доходов в декларации по налогу на прибыль.
Налоговый регистр по НДФЛ
);
Единый образец или специальный бланк на заполнение такого документа для расчета НДФЛ не предусмотрен. Создавать подобный бланк придется самостоятельно.
Для удобства можно принять к сведению образец, указанный выше и содержащий все необходимые реквизиты.
Каждый бухгалтер должен знать основные моменты.
- Регистры предусмотрены на календарный год;
- Ведутся подобные документы индивидуально по каждому гражданину, получающему от учреждения прибыль, которая облагается НДФЛ;
- Оформление допускается как на бумаге, так и в электронном виде.
Важно: начинать вести регистры налогового учета по НДФЛ нужно с момента первого начисления или выплаты какого-либо дохода человеку.
Все показатели в таком документе должны быть отображены в рублях и копейках (исключение может составлять сумма НДФЛ).
Специально для сайта www.audit4dk.ru
В течение какого срока организации следует хранить налоговые регистры по НДФЛ?
В соответствии с пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
При этом формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.
Таким образом, налоговые агенты обязаны вести регистры налогового учета по НДФЛ как в отношении сумм доходов, выплаченных физическим лицам, так и в отношении сумм налога, удержанных и перечисленных налоговым агентом.
Форма регистров налогового учета по НДФЛ определяется налоговым агентом самостоятельно.
Обязанность вести регистры налогового учета по НДФЛ на бумажных носителях действующим законодательством не предусмотрена.
Не предусмотрено также при ведении регистров налогового учета по НДФЛ и наличие такого реквизита как подпись ответственного лица (как собственноручная, так и электронная).
Следовательно, налоговые агенты вправе вести налоговые регистры по НДФЛ, как в отношении выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного налога, в электронном виде без заверения их электронной подписью ответственного лица и без их распечатывания на бумажных носителях.
Подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Однако нет указаний на то, что данная норма распространяется также и на налоговых агентов.
В отношении налоговых агентов подпунктом 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ установлена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов .
Одновременно подпунктом 3 данного пункта установлена обязанность налоговых агентов вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов, в том числе по каждому налогоплательщику. Однако какие-либо сроки хранения соответствующих учетных регистров не установлены.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что в настоящее время действующим законодательством не установлена для налоговых агентов обязанность обеспечивать сохранность данных налогового учета (налоговых регистров) по НДФЛ, как в отношении сумм выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного в бюджет налога.
В то же время статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, под которым понимается, в том числе отсутствие регистров налогового учета.
На основании вышеизложенного, поскольку в отношении налоговых агентов установлена обязанность по ведению регистров налогового учета по НДФЛ, за неисполнение которой предусмотрена налоговая ответственность, налоговому агенту следует обеспечивать сохранность налоговых регистров по НДФЛ как в отношении сумм выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного налога, по тем налоговым периодам, по которым в отношении налогового агента может быть проведена выездная налоговая проверка по НДФЛ (за три года, предшествующие текущему году).
Хотите быть в курсе актуальных изменений — подпишитесь на рассылку
Налогового регистра по ндфл — главная книга
С этой даты при наличии недостоверных сведений о компании в егрюл налоговики будут в принудительном порядке исключать эту фирму из реестра. Следует опираться на справочники коды документации, коды регионов, а также доходов и вычетов. Заполняется 6-ндфл не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п.
Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление ндфл. Кроме того, есть вопросы с определением даты удержания налога при выплате заработной платы. В феврале 2011 года работник из россии не выезжал, поэтому на 5 марта его статус изменился — он стал резидентом. Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п.
В этой статье сказано, что налоговыми, в которых для целей расчета налогов происходит классификация данных за определенный период.
Есть ли эталон, на который можно опираться при формировании регистра? Организации проставляют код той местности, на которой они размещены, а ип той, на которой проживают либо производят деятельность. 
потому мы безотступно советуем вам закрепить форму регистра для 6-ндфл в локальном нормативном документе.
На протяжении многих лет я отвечаю на вопросы, касающиеся налогообложения и бухучета коммерческих организаций и личных бизнесменов. Регистр налогового учета по ндфл в 2016 2017 годах. новенькая форма 2-ндфл что поменялось в форме, когда ее необходимо сдавать и на что. Скачать эталон регистра налогового учета по ндфл.
Налоговый регистр для 6-ндфл образец
выборка более принципиальных документов по вопросу налоговый регистр по ндфл нормативно.Распечатать скачать документ скачать в архиве. Должны представить в налоговый орган по месту собственного учета сведения о. Разобравшись с списком инфы, которая нам пригодится для формирования отчета 6-ндфл, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.
Продолжаю свою возлюбленную тему разных разводов и лохотронов и в очередной раз призываю к бдительности и бдительности. 
Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-ндфл (их мы разглядели ранее) использовать для ее наполнения не всегда комфортно. На веб-сайте фнс размещены ответы на более нередко задаваемые гражданами вопросы, касающиеся использования налоговых льгот. Ндфл налог, который занимает последующее место после налога на прибыль и ндс. 
При этом хранить данные учета необходимо в течение четырех лет (пп. 5 п.
3 ст. 24 НК РФ).
Формы регистров и порядок их заполнения налоговые агенты должны разработать самостоятельно. При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:
— налогоплательщика и его статус;
— вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;
— даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;
— реквизиты платежного поручения.
На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц.
Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.
Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):
— российские организации;
— обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;
— индивидуальные предприниматели;
— нотариусы, занимающиеся частной практикой;
— адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.
Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению, — их в регистрах налогового учета отражать не нужно. Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.
По общему правилу нужно вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям (Письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2010 N 20-15/3/052927@, от 27.10.2009 N 20-15/3/112168).
Если ваша организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них НДФЛ, то и налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, НДФЛ удерживает головная организация, то и обязанность по ведению учета таких
доходов ложится на нее.
Использования утратившей силу формы 1-НДФЛ для разработки налогового регистра
Ситуация
В ООО "Люкс" заработная плата работникам за месяц выплачивается в два этапа:
1) не позднее 20-го числа месяца, за который начисляется заработная плата, выдается аванс;
2) не позднее 5-го числа следующего месяца выдается остаток зарплаты.
НДФЛ удерживается в полном объеме при выплате второй части заработка (см., например, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209).
Работникам также производятся все иные положенные по закону выплаты, в том числе отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и др.
Кроме того, в организации принято выдавать работникам материальную помощь (к отпускам, праздникам и т.д.), а также займы на льготных условиях (под 5% годовых).
Отдельные сотрудники являются акционерами ООО "Люкс" , и им выплачиваются дивиденды.
Решение
ООО"Люкс" разработало универсальную форму регистра по учету доходов, вычетов и НДФЛ с доходов своих работников, утвердив ее как приложение к учетной политике.
За основу регистра была выбрана карточка 1-НДФЛ.
Примечание
О том, как следовало заполнять карточку 1-НДФЛ ранее, читайте в Архиве налоговой отчетности.
Порядок заполнения регистра организация решила установить аналогичным Порядку заполнения карточки 1-НДФЛ, но с учетом изменившихся положений Налогового кодекса РФ.
При разработке регистра на основе карточки 1-НДФЛ из нее удалены:
7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами";
— разд. 9 "Сведения о представлении справок".
Регистр имеет следующую структуру:
Раздел 1 "Сведения о налоговом агенте".
Данный раздел разработан обществом на основании соответствующего раздела формы 1-НДФЛ с небольшими изменениями.
Раздел 2 "Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)".
Структура данного раздела частично заимствована из карточки 1-НДФЛ, частично — из справки о полученных физическими лицами доходах.
Кроме того, поскольку в организации "Люкс" имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется, раздел дополнен таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении статуса работника.
Раздел 3 "Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)".
Данный раздел заимствован обществом из формы 1-НДФЛ, однако существенно отредактирован, в частности дополнен новыми строками для отражения следующих сведений:
— даты получения дохода;
— даты перечисления дохода;
— даты удержания налога;
— даты перечисления налога;
— реквизитов платежного документа на перечисление налога;
— имущественных вычетов;
— социальных вычетов.
Кроме того, вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты (статья 218 Налогового кодекса Российской Федерации)" для наглядности введены две строки "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты".
Удалены коды стандартных вычетов, поскольку они претерпели существенные изменения. Они будут проставляться при заполнении формы.
В наименовании раздела указано, что он предусмотрен для доходов, облагаемых по ставкам 13% и
После таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ) отведены поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах.
Раздел 4 "Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 9% (15% — для нерезидента РФ), и сумма налога".
Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако сильно изменен, в частности дополнен новыми строками:
— код дохода;
— дата получения дохода;
— дата перечисления дохода;
— дата удержания налога;
— дата перечисления налога;
Кроме того, введены отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 9% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).
Раздел 5 "Доходы, облагаемые по ставке 35%".
Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, но подвергся серьезной переработке. Во-первых, из него удалены сведения о доходе в виде призов и выигрышей, поскольку организация не планирует выдавать физическим лицам выигрыши и призы в целях рекламы. Во-вторых, он дополнен новыми строками:
— дата получения дохода;
— дата перечисления дохода;
— дата удержания налога;
— дата перечисления налога;
— реквизиты платежного документа на перечисление налога.
Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода".
Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако отредактирован в части изменения размера налоговой ставки по доходам в виде дивидендов (вместо недействующей ставки 6% указана ставка 9%).
Раздел 7 "Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды".
Данный раздел заимствован из карточки 1-НДФЛ (разд. 8), однако значительно упрощен.
⇐ Предыдущая18192021222324252627Следующая ⇒
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 2014 5 │ │ Регистр налогового учета по НДФЛ за —- год N — │ │ │ │┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ ││1. Сведения о налоговом агенте ││ │├───────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤│ ││Фамилия, имя, отчество/ИНН:│Петров Петр Петрович/623103454558 ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Код налогового органа/ │6231/61701000 ││ ││ОКТМО: │ ││ │├───────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤│ ││2. Сведения о налогоплательщике — получателе доходов ││ │├───────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤│ ││Фамилия, имя, отчество/ИНН:│Иванов Иван Иванович/- ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Дата рождения: │18.07.1975 ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Документ, удостоверяющий │Паспорт РФ. ││ ││личность: │Серия 62 02, N 789452, выдан 02.02.2010 ││ ││ │Московским РОВД г. Рязани ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Адрес места жительства: │390000, г. Рязань, ул. Новая, д. 5, кв. 10 ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Статус налогоплательщика: │1 ││ │├───────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤│ ││3. Налоговые вычеты ││ │├───────────────────────────────────────────────────────┬───────────────┤│ ││Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% с предыдущего │ — ││ ││места работы: │ ││ │├───────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┤│ ││Право на налоговые вычеты: ││ │├─────┬──────┬────────────────────────┬─────────────────────────────────┤│ ││ │ │ Период предоставления │ ││ ││ Код │ Сумма├───────────┬────────────┤ Примечание ││ ││ │ │ с │ по │ ││ │├─────┼──────┼───────────┼────────────┼─────────────────────────────────┤│ ││ 114 │ 1400 │ 01.01.2014│ 31.12.2014 │Ребенок первый. Иванова Анна ││ ││ │ │ │ │Ивановна — д/р 15.01.2010 ││ │├─────┼──────┼───────────┼────────────┼─────────────────────────────────┤│ ││ 115 │ 1400 │ 01.01.2014│ 31.12.2014 │Ребенок второй. Иванова Мария ││ ││ │ │ │ │Ивановна — д/р 28.02.2012 ││ │├─────┴──────┴───────────┴────────────┴─────────────────────────────────┤│ ││4. Доходы, облагаемые по ставке 13% ││ │├────────┬───────────┬────────────────────────────┬─────────────────────┤│ ││ │ │ Доход │ Облагаемые доходы ││ ││ │ ├────┬──────────┬────────────┼──────────┬──────────┤│ ││ Месяц │ Вид │ │ │ Дата │ Итого │ Итого ││ ││ │ │ Код│ Сумма │ выплаты │ за месяц │ с начала ││ ││ │ │ │ │ │ │ года ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ │ Зарплата │2000│ 15 000,00│ 24.01.2014,│ │ ││ ││ │ │ │ │ 10.02.2014 │ │ ││ ││Январь ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ 15 000,00│ 15 000,00││ ││ │ │ │ │ │ │ ││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││ │ │ │ │ │ │ ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ │ Зарплата │2000│ 12 210,15│ 25.02.2014,│ │ ││ ││ │ │ │ │ 07.03.2014 │ │ ││ ││Февраль ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ 14 660,15│ 29 660,15││ ││ │ Больничный│2300│ 2 450,00│ 25.02.2014 │ │ ││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││ │ Подарок │2720│ 3 500,00│ 21.02.2014 │ │ ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ │ Зарплата │2000│ 11 250,00│ 21.03.2014 │ │ ││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││Март │ Отпуск │2012│ 14 285,71│ 21.03.2014 │ 25 535,71│ 55 195,86││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││ │ │ │ │ │ │ ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ … │ … │ …│ … │ … │ … │ … ││ │├────────┴───────────┴────┴──────────┴────────────┴──────────┴──────────┤│ ││5. Суммы предоставленных вычетов ││ │├─────────┬────────────┬────────────────────────────────────────────────┤│ ││ │ Доход по │ Вычеты ││ ││ │ ставке 13% ├────────┬───────────┬─────────┬─────────────────┤│ ││ Месяц │ нарастающим│ │ Сумма │ Итого │ Итого с начала ││ ││ │ итогом с │ Код │ вычета │ за месяц│ года ││ ││ │ начала года│ │ │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ │ │ 114 │ 1 400,00 │ │ ││ ││ Январь │ 15 000,00 ├────────┼───────────┤ 2 800,00│ 2 800,00 ││ ││ │ │ 115 │ 1 400,00 │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ │ │ 114 │ 1 400,00 │ │ ││ ││ Февраль │ 29 660,15 ├────────┼───────────┤ 2 800,00│ 5 600,00 ││ ││ │ │ 115 │ 1 400,00 │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ │ │ 114 │ 1 400,00 │ │ ││ ││ Март │ 55 195,86 ├────────┼───────────┤ 2 800,00│ 8 400,00 ││ ││ │ │ 115 │ 1 400,00 │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ … │ … │ … │ …
│ … │ … ││ │├─────────┴────────────┴────────┴───────────┴─────────┴─────────────────┤│ ││6. Расчет налога на доходы физических лиц ││ │├─────────┬──────────────────────────────────────────────────┬──────────┤│ ││ │ Итого нарастающим итогом с начала года │ Налог к ││ ││ ├───────────┬────────────────┬──────────┬──────────┤начислению││ ││ Месяц │ Облагаемая│ Предоставленные│ Налоговая│ Налог к │ за месяц ││ ││ │ сумма │ вычеты │ база │начислению│ ││ ││ │ дохода │ │ │ │ ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││Январь │ 15 000,00 │ 2 800,00 │ 12 200,00│ 1 586 │ 1 586 ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││Февраль │ 29 660,15 │ 5 600,00 │ 24 060,15│ 3 128 │ 1 542 ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││Март │ 55 195,86 │ 8 400,00 │ 46 795,86│ 6 083 │ 2 955 ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││ … │ … │ … │ … │ … │ … ││ │├─────────┴───────────┴──┬─────────────┴──────────┴──────────┴──────────┤│ ││7. Налог удержанный: │8. Налог перечисленный ││ │├────────────┬───────────┼────────────┬─────────┬───────────────────────┤│ ││ Дата │ Сумма │ Дата │ Сумма │ Реквизиты платежного ││ ││ │ │ │ │ поручения ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 10.02.2014 │ 1586 │ 10.02.2014 │ 1586 │N 55 от 10.02.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 25.02.2014 │ 319 │ 26.02.2014 │ 319 │N 72 от 26.02.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 07.03.2014 │ 1223 │ 07.03.2014 │ 1223 │N 107 от 07.03.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 21.03.2014 │ 2955 │ 24.03.2014 │ 2955 │N 148 от 24.03.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ … │ … │ … │ … │ … ││ │└────────────┴───────────┴────────────┴─────────┴───────────────────────┘│ │ │ │Бухгалтер Епифанова Е.И. Епифанова │ │ 10.04.2014│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.
Налоговые регистры по НДФЛ: что это?
Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ , представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ .
Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.
Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.
Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ
Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:
Об идентификации компании-плательщика или ИП:
для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;
для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.
Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000» , оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).
Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.
Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.
Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении - последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).
Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.
Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения
На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:
Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.
Налоговый регистр заполним таким образом:
В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;
Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;
3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).
Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).
По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:
за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);
за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));
за март - 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).
Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.
Форма 1-НДФЛ нужна для учета информации относительно подоходного налога и общей величины доходов. После оформления этого документа предпринимателем его отдают в ИФНС. Правила говорят о том, что формироваться 1-НДФЛ должны каждый месяц, не только, когда налог перечисляется казне, но и в момент начисления зарплаты.
Начиная с 2011 года, справки 1-НДФЛ были преобразованы в форму налоговых регистров . Но документ рассматривается с использованием тех же правил, что и раньше. Работодатели до сих пор пользуются отчётной формой.
Документ содержит специальные поля, где отображается информация по:
- Величинам фактических выплат НДФЛ, которые были направлены в казну.
- , которые способствовали уменьшению налоговой базы.
- Доходам, которые физические лица получили за квартал, либо за один год.
Благодаря представленным сведениям государственным службам легче идентифицировать налогоплательщиков, предоставлять им тот или иной статус.
Справки интегрированы в программу 1С. в Налоговом кодексе РФ посвящена всем вопросам, связанным с подоходным налогом у физических лиц.
Уже говорилось о том, что основанием для формирования 1-НДФЛ служат данные по каждому лицу и поступлениям денежных средств за него. Но заполнение справки – не обязанность самого гражданина . Она переходит на так называемых .
Эту функцию в большинстве случаев передают работодателям. Для самих организаций 1-НДФЛ – это разновидность первичного документа, без которого невозможен сам учёт.
О порядке подачи
Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий , которые не отличаются сложностью.
- В бухгалтерии составляют ведомости, связанные с фактом начисления зарплаты. При этом требуется отобразить сведения по отпускным и компенсационным, премиальным платежам.
- Только после этого переходят к оформлению самой справки 1-НДФЛ. Она должна включать данные по каждому отдельному работнику.
- Последний этап – передача документов в ИФНС, благодаря чему налоговая получает всё, что ей необходимо для учёта каждого отдельного налогоплательщика.
Требования и правила
В 1-НДФЛ находят отражение далеко не все разновидности доходов. Например, указание не требуется для:
- Выплат, связанных с безработицей.
- Пособий по уходу за ребёнком.
- Перечислений в связи с появлением детей. Не важно, усыновление это или рождение.
- Пособий по беременности, родам.
О бланках и составе справки
Обычно бланк состоит из девяти разделов. Они созданы специально для того, чтобы руководителям было удобно представлять сведения по своим работникам. Содержание отдельных частей объясняем более подробно.
Раздел 1: о налоговом агенте
Здесь работодатель пишет о себе. В частности, понадобятся:
- Контактный телефонный номер предприятия вместе с адресом и .
- ОКТМО налогового агента, наименование полностью.
- Код ИФНС, к которой относится организация.
- , ИНН.
Раздел 2: о налогоплательщиках
Здесь пишут о физических лицах, которые выступают плательщиками подоходного налога. В данном случае не обойтись без:
- Места жительства, .
- Паспортных данных.
- ФИО, даты рождения.
- ИНН, СНИЛС.
Код страны регистрации понадобится, если работник не является . Адрес в этой стране так же становится обязательным условием.
Раздел 3: база по налогам
Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.
Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:
- Объёмом налогов, которые были начислены, а также фактически уплачены. И величина долга, если он есть перед ИФНС.
- Суммой по вычетам.
- Размером налоговых отчислений.
- Величиной доходов.
Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.
Следующие
В четвёртом разделе
описываются решения учредителей компании, которые касаются уплаты дивидендов. Обязательно наличие не только самих сумм, но и конкретных дат, когда это происходит. Не стоит забывать о подоходных налогах, начисленных на подобные платежи. Суть этого раздела – в отображении налоговой базы, облагаемой по ставке в девять процентов.
Если кто-то выиграл конкурс или лотерею – доход облагается с применением ставки в 35%. Данные средства отражаются в пятом разделе .
Шестой раздел нужен для сводной информации по всем видам налогов. В каждом месяце подведение итогов отдельное.
Седьмой раздел становится своеобразным итогом по доходам у каждого физического лица. Здесь же приводятся налоговые сборы по работникам, в суммарной величине, а также можно сказать о вычетах, если они применялись.
Что касается восьмой части , то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.
Есть поля, которые обязан заполнять любой налоговый агент, вне зависимости от конкретной ситуации. Это касается:
- Начисленных сумм по подоходному налогу.
- Вычетов по социальному, инвестиционному, профессиональному, стандартному и имущественному признаку.
- Базы для налогов в целом по всем видам деятельности, а также отдельно в случае изменения ставок.
Согласно предоставленным сведениям, ИФНС присваивает статус налогоплательщику. При этом значение отдаётся группе параметров, состоящей из:
- личных данных физического лица;
- реквизитов конкретных платёжных документах;
- фактических платежей, задолженностей;
- положенных вычетов;
- суммы доходов.
Форма 1-НДФЛ удобна тем, что ведется по каждому из конкретных плательщиков.
Что делать при обнаружении ошибок
Бухгалтера иногда сталкиваются с ошибками в своей работе. Тогда стоит узнать правила, связанные с их исправлением в конкретном документе. Для справок 1-НДФЛ таких правил немного.
- Неверные данные можно перечеркнуть, если ошибка допущена в первых двух разделах. Рядом вписываются сведения, которые являются корректными. В конце документа нужно указать, что верить следует именно исправленным параметрам.
- Исправления недопустимы при работе с разделами с третьего по девятый. Неточности просто переносятся в декларацию по следующему налоговому периоду. Информация об ошибках содержится в восьмом разделе.
В разделах с третьего по девятый допустимо исправление ошибок только в том случае, если компания прекращает свою деятельность, проходит процедуру ликвидации.
Отличия от налогового регистра
Многие предприниматели за основу регистра берут именно 1-НДФЛ. В этом нет ничего странного, ведь документы похожи друг на друга. Но в карточках всё-таки отсутствуют некоторые важные пункты, присущие именно регистру.
Основой она тоже может быть, но тогда возникает необходимость в добавлении нескольких пунктов.
Реквизиты денежного перечисления вместе с датой фактической оплаты обязательно должны присутствовать при каждом . Регистр должен содержать сведения, касающиеся социальных вычетов, предоставляемых налоговыми агентами, или имущественных вычетах, если применялись именно они.
При участии в заполнении иностранного гражданина стоит учитывать, что налогами облагаются и доходы, размещённые за пределами территории РФ. Потому информация также вносится в соответствующие документы.
Трудовой договор – главное основание, по которому заполняются карточки или регистры. Их ведение становится обязательным требованием при заключении любых разновидностей соглашений.
Информация о пособиях по нетрудоспособности и отпускных
Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.
Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.
Как удобнее учитывать доходы
Есть несколько советов
, которые облегчают работу с доходами.
- Не только ежемесячная фиксация, но и отдельная по каждому виду выплат. Тогда будет проще определиться с налоговой базой, суммой по исчисленному и удержанному НДФЛ. Это особенно актуально для доходов, переходящих из одного месяца к другому. К примеру, отпускные, которые выплачиваются в виде авансов.
- Отдельное отображение налоговых вычетов, которые предоставлены на самом деле и причитаются. Например, стандартный вычет превышает размер дохода для сотрудника за тот или иной месяц. Тогда разница в итогах просто будет перенесена на другое время. Правда, правило продолжает действовать только на протяжении одного календарного года.
О чём ещё надо помнить
В карточках 1-НДФЛ надо отражать только те , которые были реально выплачены, то есть суммы наличных, переданные лично в руки, либо переведённые на банковский счёт. Не нужно вносить в бланк суммы, которые были просто начислены.
В разных разделах учитываются доходы в виде дивидендов для , ведь ставки налогообложения отличаются для них на целых 9% и на 15% (для второй категории).
Что касается единой материальной помощи, то в справку включаются только те выплаты, которые должны облагаться НДФЛ, согласно действующему закону. Не стоит вообще отражать в карточке перечисления, которые полностью освобождены от налогов.
В Налоговом кодексе приводится полный список с так называемыми льготными выплатами.
Налоговые службы и чиновники считают так, что карточки должны отражать всю информацию, касающуюся подарков. Даже если их сумма не доходит до 4000 рублей. В такой позиции нет ничего удивительного, ведь установлен отдельный лимит подарков, которые можно получить за один год.
Не исключена ситуация, когда следующий подарок как раз превышает эти установленные пределы. При этом речь идёт не только о работниках, но и о клиентах, партнёрах. Правда, пока последнее положение играет роль инициативы. В настоящее время важно давать информацию именно о подарках для сотрудников.
Подробнее про сроки уплаты НДФЛ — в данном видео.
